Dokumentasjon av tilfluktsrom
Dokumentasjon er det som gjør et tilfluktsrom mulig å forvalte. Denne siden beskriver hva som bør samles, og hvorfor det bør ligge strukturert i stedet for spredt i permer, e-poster og mapper.
Hvorfor samle dokumentasjonen strukturert
Informasjon om tilfluktsrom er ofte fordelt mellom byggesaksarkiv, eiendomssystemer, leverandører og enkeltpersoner. Når noe skal gjøres med rommet, brukes mye tid på å finne igjen det som allerede finnes.
Strukturert dokumentasjon betyr at hvert dokument er knyttet til riktig rom, med dato og kontekst, slik at neste person forstår hva det er.
Hva dokumentasjonen kan inneholde
- Bilder av rommet, innganger, dører og tekniske installasjoner
- Tegninger og plassering i bygget
- Tekniske dokumenter og produktinformasjon
- Tidligere kontroller og tilstandsrapporter
- Utstyr og komponenter med tilhørende informasjon
- Utførte tiltak og servicehistorikk
- Registrerte avvik og status på oppfølging
- Kontaktpersoner, roller og leverandører
Dokumentasjonen følger tilfluktsrommet
I Tilfluktsromsportalen knyttes dokumentasjonen til rommet og eiendommen. Det gjør at materialet består ved bytte av styre, forvalter eller eier, og at historikken kan leses i sammenheng flere år senere.
Registrer. Dokumenter. Følg opp.
Tilfluktsromsportalen fra Tilfluktsrom AS samler informasjon, dokumentasjon og oppfølging av tilfluktsrom på ett sted.